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Logiciel de gestion de l'intérim : quels avantages pour les entreprises ?

De nombreuses entreprises ont recours au service d'intérimaires. Ils seraient plus de 800 000 à occuper un tel emploi en France selon les derniers chiffres de la Dares. Pour les recruter, les services des ressources humaines font appel à une ou plusieurs agences d'intérim. Certaines utilisent également un logiciel de gestion de l'intérim. Quels en sont les avantages ? 

Qu'est-ce que l'intérim ?

En avril 2022, la Dares, Direction de l'animation de la recherche, des études et des statistiques du ministère du Travail, de l'Emploi et de l'Insertion, a publié ses données provisoires. À la fin février 2022, plus de 800 000 personnes occupaient un emploi intérimaire. 

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L'Insee, Institut national de la statistique et des études économiques, donne la définition de l'intérim aussi appelé travail temporaire ou encore emploi intérimaire. Il 'consiste à mettre à disposition provisoire d’entreprises clientes, des salariés qui, en fonction d'une rémunération convenue, sont embauchés et rémunérés à cet effet par l'entreprise de travail temporaire. Elle se caractérise donc par une relation triangulaire entre l’entreprise de travail temporaire, l’entreprise cliente et le salarié.'

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de l'intérim ?

Un logiciel de gestion de l'intérim a pour but de faciliter la gestion des échanges entre les entreprises et les agences d'intérim. Ce genre de logiciel est disponible à l'achat ou sous formule d'abonnement. Lorsque cette dernière est choisie, on parle alors de logiciel Saas, pour Software as a service. Il s'agit d'une solution en ligne, hébergée par le fournisseur, en dehors de l'entreprise cliente.

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Les avantages d'un logiciel de gestion de l'intérim 

Un logiciel de gestion de l'intérim permet d'optimiser l'organisation et le temps des services de ressources humaines grâce notamment à la centralisation des données sur une même plateforme. Côté budgétaire, la visibilité est facilitée. Les dépenses sont davantage maîtrisées.

Côté recrutement, les profils issus de différentes agences sont regroupés. Certains sont plus rares que d'autres sur le marché du travail. D'autres sont très demandés à certains moments de l'année, comme les travailleurs saisonniers. Connaître ses informations et savoir dans quelle agence ils se trouvent permet d'anticiper ses demandes. 

Les options d'un logiciel de gestion d'intérim 

Si une entreprise cherche à s'équiper d'un tel logiciel, cela signifie qu'elle travaille régulièrement avec de nombreuses agences de travail temporaire. Ce type d'offre s'adresse en effet essentiellement aux grands comptes. Dans un premier temps, l'entreprise cliente devra définir ses besoins et son budget. 

Parmi les options utiles, figure la possibilité de personnaliser le tableau de bord, de générer des contrats, d'obtenir les relevés d'heures… Mais l'une des fonctionnalités les plus appréciées est sûrement celle qui concerne la gestion des recrutements de A à Z. Elle permet en effet d'accompagner la structure de la définition du profil recherché à la réception des candidatures. Et cela d'un point de vue administratif comme juridique. En effet, un délai de carence non respecté ou une mission trop longue seront tout de suite signalés. Le petit plus : si un intérimaire a déjà travaillé pour la société, cela sera signalé, ainsi que la qualité du service rendu.

Comment fonctionne un logiciel de gestion de l'intérim ?

Un logiciel de gestion de l'intérim est généralement utilisé pour gérer les processus administratifs liés à la gestion des travailleurs temporaires. Il peut être utilisé par les entreprises qui ont besoin de recruter rapidement du personnel supplémentaire pour couvrir des pics d'activité ou remplacer un employé absent.

Les fonctionnalités varient souvent selon le type de logiciel, mais en général, elles incluent la gestion des contrats et des documents administratifs, ainsi que le suivi des heures travaillées et la facturation associée. Ces outils permettent aussi aux agences intérimaires d'avoir une vue complète sur leur portefeuille de clients et de candidats.

En pratique, cela signifie qu'un responsable RH peut facilement trouver le candidat idéal via un moteur de recherche intégré au logiciel, vérifier rapidement ses références professionnelles, valider son statut juridique grâce à un système automatisé intégré dans l'outil. Une fois embauché, il peut suivre l'emplacement géographique du salarié temporaire si nécessaire, et s'il y a lieu, générer automatiquement toutes les factures nécessaires sans perdre inutilement beaucoup de temps.

Le principal avantage d'un tel système est donc sa rapidité d'exécution : plutôt que de passer plusieurs heures à trier manuellement les CV reçus par mail ou bien encore jongler entre différents systèmes pour traiter différents aspects administratifs (contrats papier / mails / Excel), tout ceci est centralisé dans une seule interface intuitive.

Côté sécurité informatique, ces systèmes sont souvent hébergés dans le cloud (stockage virtualisé) avec des mises à jour régulières pour garantir la sécurité optimale des données. Les informations sont ainsi centralisées sur un serveur dédié, et les échanges de données sont cryptés pour éviter toute intrusion non autorisée.

Un logiciel de gestion de l'intérim est une solution tout-en-un pratique et efficace qui permet aux entreprises d'optimiser leur processus RH en automatisant les tâches chronophages associées à la gestion administrative du personnel intérimaire. En réduisant le temps consacré à cette tâche fastidieuse, elle laisse ainsi davantage de temps pour se concentrer sur son cœur de métier.

Les avantages d'un logiciel de gestion de l'intérim pour les entreprises et les travailleurs temporaires

Un logiciel de gestion de l'intérim présente de nombreux avantages pour les entreprises, mais aussi pour les travailleurs temporaires.

Pour les entreprises, ce type d'outil permet une gestion simplifiée des contrats et des documents administratifs. Les employeurs peuvent ainsi facilement planifier l'affectation du personnel intérimaire en fonction des besoins opérationnels de la société. Un tel logiciel permet aussi aux responsables RH et autres managers de suivre le temps de travail effectué quotidiennement par chaque salarié temporaire : cela peut être très utile notamment dans le cadre d'un suivi précis des coûts liés à la main-d'œuvre.

Effectivement, grâce à cet outil, il est possible d'avoir accès à toutes ces informations en temps réel : nombre d'heures travaillées ou encore taux horaire appliqué selon les différentes missions ou clients, par exemple. Cette transparence accrue vis-à-vis des différents acteurs impliqués permet donc une meilleure maîtrise financière tout en offrant une vision globale sur tous ces aspects.

Les travailleurs temporaires, quant à eux, peuvent bénéficier aussi fortement du recours au logiciel. Effectivement, ils ont souvent besoin que leurs heures soient renseignées correctement afin qu'ils puissent être payés dans les délais impartis (en général tous les mois). Avec un système automatisé intégré au sein du logiciel qui gère leur fiche salariale complète incluant tous leurs frais professionnels remboursables • tels que leur carte transport -, ils n'ont pas besoin de se soucier de la complexité administrative liée à leur situation.

Ces travailleurs peuvent aussi bénéficier d'un accès direct aux offres d'emploi proposées par l'agence intérimaire. Ils peuvent ainsi rechercher eux-mêmes des missions adaptées à leur profil et à leurs compétences ou être directement contactés si une opportunité correspondant à leurs attentes se présente.

Les avantages sont donc nombreux pour les entreprises comme pour les salariés temporaires : plus grande efficacité opérationnelle, simplification des processus administratifs, gain de temps considérable ou encore transparence financière accrue. Les logiciels de gestion de l'intérim représentent donc aujourd'hui un choix judicieux tant sur le plan économique que sur celui du confort quotidien dans le cadre professionnel.